¿Cuáles son las diferencias entre el servicio de secretaria y el servicio de secretaria avanzado?

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¡Hola a todos!


En las siguientes publicaciones, presentaré las diferencias entre el servicio de secretaria y el servicio de secretaria avanzado y los escenarios de aplicación.


La solución eSpace UC proporciona el servicio de secretaria y el servicio de secretaria avanzado, pero eso le molesta a elegir uno de ellos durante el uso. No te preocupes, hoy te ayudaré a responder las siguientes preguntas.


·         ¿Qué es el servicio de secretaria y el servicio de secretaria avanzado?

 

·         Diferencias entre servicio de secretario y servicio de secretario avanzado.

 

·         Cómo utilizar el servicio de secretaria y el servicio de secretaria avanzado.

 

¿Qué es el servicio de secretaria y el servicio de secretaria avanzado?


Servicio de secretaria


La función de secretaria permite a una secretaria filtrar manualmente las llamadas realizadas a un gerente.


Las llamadas realizadas a un gerente se envían primero a una secretaria. Suena el teléfono de la secretaria y no suena el teléfono del gerente. 

La secretaria responde la llamada y determina si reenviar la llamada al gerente.


Un número de secretaria corresponde a un número de administrador, y los dos números pertenecen a la misma PBX. Solo el secretario puede marcar directamente el número del administrador.


Servicio de secretaria avanzado


La función de secretaria avanzada se implementa a través de una combinación de líneas compartidas y líneas privadas.


Línea compartida


Cuando un usuario realiza una llamada entrante, los indicadores de línea compartida en los teléfonos del administrador y de la secretaria parpadean. El gerente puede responder la llamada directamente. Alternativamente, la secretaria puede responder la llamada primero y llamar al gerente a través de la línea privada para preguntarle si responde la llamada. Se retiene la llamada entrante a la línea compartida y el usuario escucha el tono de espera.


Los teléfonos del administrador y de la secretaria muestran la misma información de llamadas entrantes y el estado de la línea compartida, como sonar, hablar e inactivo. Si el gerente está utilizando la línea compartida para hacer una llamada, la línea compartida se muestra como ocupada en el teléfono de la secretaria. Por el contrario, si la secretaria está usando la línea compartida para hacer una llamada, la línea compartida se muestra como ocupada en el teléfono del gerente.


Línea privada


La llamada entrante se puede cambiar entre el administrador y la secretaria en cualquier momento. Durante la llamada con el usuario, el gerente puede presionar la tecla de línea privada para llamar a la secretaria y transferir la llamada a la secretaria. Se retiene la llamada entrante a la línea compartida y el usuario escucha el tono de espera. Cuando la secretaria presiona la tecla de línea compartida, la llamada se conecta a la secretaria, el gerente cuelga y el usuario habla con la secretaria.


La línea privada del administrador y la línea privada de la secretaria se pueden configurar como un número de marcación rápida entre sí. De esta manera, el gerente y la secretaria pueden llamarse entre sí sin marcar ningún número.


Nota:


·         Se puede configurar un máximo de 6 líneas compartidas para el teléfono de un gerente, que corresponde a una o más secretarias. La misma secretaria puede trabajar para múltiples gerentes.

·         Una línea compartida solo puede manejar una llamada entrante. Si entra otra llamada, pasará a la siguiente línea, y así sucesivamente.

·         Tanto el gerente como las secretarias pueden ver el estado (ocupado o inactivo) de las líneas compartidas en sus respectivos teléfonos.

 

Diferencias entre el servicio de secretario y el servicio de secretaria avanzado.


El servicio de secretaria y el servicio de secretaria avanzado pueden permitir que la secretaria ayude al gerente a procesar las llamadas entrantes.


La siguiente tabla describe las diferencias entre el servicio de secretario y el servicio de secretario avanzado.

Elemento de diferencia

 

Diferencia        Item

             Servicio de secretaria

             Servicio de secretaria avanzado

Escenario de   aplicación

·           Una secretaria puede corresponder a un solo gerente.

·           Todas las llamadas entrantes deben ser remitidas por la secretaria al   gerente.

·           Una secretaria puede corresponder a múltiples gerentes.

·           El administrador puede responder directamente las llamadas entrantes.

Terminal aplicable

Aplicable   a todos los tipos de terminales

Aplicable   solo a teléfonos IP

 

Cómo usar el servicio de secretaria y el servicio de secretaria avanzado


Usando el servicio de secretaria


Antes de usar el servicio de secretaria, complete las siguientes configuraciones:


  1. Habilite el servicio de secretaria para el gerente y habilite el servicio de secretaria y el servicio de transferencia de llamadas para la secretaria. Para más detalles, consulte Configuración de características.

  2. Inicie sesión en el servicio de secretaria para el teléfono utilizado por el gerente y la secretaria.


·         Marque * 77 * TN # en el teléfono del gerente para iniciar sesión en el servicio de secretaria.

·         Marque * 77 * DN * SSSSSS # en el teléfono de la secretaria para iniciar sesión en el servicio de secretaria.


SSSSSS: Contraseña de servicio del administrador. El valor predeterminado es 123456.


Para obtener detalles sobre cómo utilizar el servicio de secretaria en cada terminal, consulte Uso de funciones.


Usar servicio de secretaria avanzada.


Antes de utilizar el servicio de secretario avanzado, debe configurar los servicios relacionados. Para más detalles, consulte Configuración de características.


La secretaria avanzada admite los siguientes escenarios:

  1.        Un gerente, una secretaria y una llamada entrante

 

El gerente A y la secretaria B comparten una línea, lo que permite solo una llamada entrante a la vez. Cuando hay una llamada entrante al número del administrador A, suena el teléfono de la secretaria B y el indicador de la línea compartida en el teléfono del administrador A parpadea. Después de contestar la llamada entrante, la secretaria B reenvía la llamada al gerente A.


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   2.       Un gerente, una secretaria y múltiples llamadas entrantes.


El gerente A y la secretaria B comparten dos líneas. El modo de línea compartida se establece como uno y las líneas compartidas permiten dos llamadas entrantes al mismo tiempo.


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  3.       Un gerente, dos secretarias


El gerente A, el secretario B y el secretario C comparten dos líneas. El modo de línea compartida se establece como uno y las líneas compartidas permiten dos llamadas entrantes al mismo tiempo. 


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  4.       Un gerente, múltiples terminales


El gerente A, la secretaria B y la secretaria C tienen una estación de trabajo y en cada estación de trabajo hay un teléfono. El gerente y las secretarias comparten tres líneas.


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Para obtener detalles sobre cómo utilizar el servicio de secretaria avanzado, consulte Uso de funciones.


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